e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter gibi işlemler, Türkiye’de Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak elektronik ortamda yapılan ticari işlemleri ve belge düzenlemelerini kapsayan bir dizi uygulamadır. Bu uygulamalar, kağıt belgelerin yerini alarak iş süreçlerini daha hızlı, verimli ve ekonomik hale getirmeyi amaçlamaktadır. İşte bu süreçlerin detayları:

1. e-Fatura:
e-Fatura, satıcılar ve alıcılar arasında yapılan ticari işlemlerin dijital olarak belgelendirildiği bir sistemdir. Kağıt faturaların elektronik olarak düzenlenmesi, gönderilmesi ve saklanması e-Fatura sistemi üzerinden gerçekleştirilir. e-Fatura, Maliye Bakanlığı ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre düzenlenir ve bu belgelere e-imza veya e-imza niteliğindeki diğer elektronik sertifikalarla imzalanır. e-Fatura sistemine geçiş, vergi mükellefleri için zorunlu olabilir veya gönüllü olarak da başvuru yapılabilir.

2. e-Arşiv:
e-Arşiv, özellikle KOBİ’lerin ve düşük maktu vergi mükelleflerinin tercih ettiği bir elektronik fatura çeşididir. Bu sistemde, kağıt fatura olarak düzenlenen belgeler, e-Arşiv sistemine yüklenerek elektronik ortamda muhafaza edilir. Fatura alıcıları, e-Arşiv faturaları için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği bir internet adresinden erişebilir ve indirebilirler. e-Arşiv faturası düzenlemek için e-Fatura sistemine geçmek gerekmez, ancak isteğe bağlı olarak e-Fatura sistemine de geçiş yapılabilir.

3. e-İrsaliye:
e-İrsaliye, mal taşımacılığı yapan firmaların taşıma işlemlerini elektronik ortamda düzenlediği belgedir. Kağıt irsaliyelerin dijital ortama taşınması, e-İrsaliye sistemi sayesinde gerçekleştirilir. e-İrsaliye, taşınan malın hareketini belgeleyen bir tür elektronik lojistik belgesi olarak tanımlanabilir. e-İrsaliye düzenlemek için mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurması gerekmektedir.

4. e-Defter:
e-Defter, şirketlerin muhasebe kayıtlarını dijital ortamda tutabilmelerini sağlayan bir sistemdir. Kağıt defterlerin yerine geçen e-Defter, muhasebe kayıtlarını elektronik imza veya e-imza niteliğindeki diğer elektronik sertifikalarla imzalayarak, Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. e-Defter sistemi sayesinde muhasebe süreçleri daha hızlı ve etkili bir şekilde yürütülebilir.

Başvuru işlemleri genellikle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi web sitesi üzerinden yapılır. Başvuru esnasında, gereken belgelerin ve prosedürlerin doğru bir şekilde takip edilmesi önemlidir. Ayrıca, her bir uygulamanın kendine özgü teknik ve yasal detayları olduğundan, başvuru öncesi uzman bir danışmandan veya muhasebe biriminden destek almak faydalı olacaktır.

Unutulmaması gereken bir diğer nokta da, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter uygulamalarının sürekli güncellenen mevzuata tabi olduğudur. Bu nedenle işletmeler, mevzuat değişikliklerini takip ederek uygulamalarını güncel tutmalı ve yasal yükümlülüklere uygun hareket etmelidir.