Her Profesyonelin Bilmesi Gereken 15 E-Posta Görgü Kuralı
Profesyoneller için bilmesi gereken 15 e-posta görgü kuralı aşağıda sıralanmıştır:
1. Kısa ve öz olun: E-postalarınızı mümkün olduğunca kısa ve öz tutun. Gereksiz ayrıntılardan kaçının ve ana konuya odaklanın.
2. Doğru hitap kullanın: E-postalarınızda alıcının ismini doğru bir şekilde kullanın. “Merhaba” veya “Sayın” gibi standart hitaplar tercih edin.
3. Dikkatli bir şekilde imzalayın: E-postalarınızı adınızla imzalayın ve gerekiyorsa iletişim bilgilerinizi ekleyin.
4. Hoşgörülü ve saygılı olun: Her zaman saygılı ve hoşgörülü bir dil kullanın, çatışma yaratacak ifadelerden kaçının.
5. Anahtar noktaları vurgulayın: E-postalarınızda önemli noktaları vurgulamak için başlık, liste ve madde işaretlerini kullanın.
6. Yanıtları takip edin: Gelen kutunuzu düzenli olarak kontrol edin ve mesajlara hızlı bir şekilde yanıt verin.
7. Dosya eklerken dikkatli olun: Eğer dosya eklemeniz gerekiyorsa, uygun dosya türlerini seçin ve dosya boyutlarını sınırlayın.
8. İlgili kişileri CC ve BCC kullanın: E-postalarınızda ilgili kişileri doğru şekilde CC veya BCC kopyalarıyla ekleyin. Gereksiz kişilere e-posta göndermekten kaçının.
9. Yanıtlarken alıntıları düzenleyin: Yanıtlarken önceki e-postalardaki alıntıları düzenleyin ve gereksiz içerikleri çıkarın.
10. E-posta etiketlerine dikkat edin: Önemli konular için etiketler veya konu başlıkları kullanın ve e-postalarınızı düzenli olarak arşivleyin.
11. E-posta içeriğinizi kontrol edin: E-posta göndermeden önce dil bilgisi ve yazım hatalarını kontrol edin.
12. Acil durumları vurgulayın: Eğer e-postanızda bir acil durum veya önemli bir bilgi varsa, bunu başlık veya ilk paragrafta vurgulayın.
13. Takip etmek için hatırlatıcı ekleyin: Eğer önemli bir konuda takip etmeniz gereken bir şey varsa, hatırlatıcı ekleyerek unutmaktan kaçının.
14. Toplu e-postalarda dikkatli olun: Toplu e-posta gönderirken herkesin e-posta adreslerini gizleyin ve gereksiz bilgiler içermekten kaçının.
15. E-posta dilini kuruma uygun şekilde kullanın: Eğer bir kurumunuz varsa, resmi e-postalarda kurumun diline ve kurallarına uygun şekilde iletişim kurun.
Bu görgü kurallarını takip ederek e-posta iletişiminde daha etkili ve profesyonel olabilirsiniz.